Em portaria publicada no Diário Oficial da União desta quinta-feira, 19 de novembro, o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão – MPOG instituiu o cadastro único e digital dos documentos de todos os servidores da Administração Pública Federal. Todo o conteúdo será armazenado em um sistema denominado Assentamento Funcional Digital – AFD, de responsabilidade da Secretaria de Gestão Pública – Segep.
Para o secretário da Segep, Genildo Lins, o sistema trará um ganho de eficiência para a Administração Pública. “O levantamento de documentos pessoais será mais ágil e gerará uma economia de R$ 24,7 milhões anuais aos cofres públicos, com a redução dos custos de armazenamento dos arquivos físicos”, afirmou o secretário.
Como funciona o AFD?
O Assentamento Funcional Digital surgiu da necessidade de organização eficiente dos arquivos dos servidores. Atualmente, há informações fragmentadas, documentos replicados e espalhados pelos órgãos de várias partes do Brasil. Outra vantagem é que a medida também reduzirá o impacto ambiental, por meio da diminuição da impressão de papéis no serviço público federal.
O AFD armazenará os documentos dos ativos, aposentados e pensionistas da Administração Federal Direta, Autárquica e Fundacional de forma digitalizada, gerando economia de espaço e de recursos na manutenção destes materiais. Atualmente, cerca de 1,4 milhão de pessoas estão vinculadas à Administração Pública seja como ativos, aposentados ou pensionistas.
De acordo com o MPOG, o treinamento para utilização da ferramenta será ofertado a partir de dezembro, pela Escola Nacional de Administração Pública (Enap), na modalidade de educação à distância. O novo sistema estará em operação no Executivo Federal a partir de 1º de março de 2016.
Como inserir documentos no AFD?
Para simplificar o trabalho de inclusão de documentos no sistema, estão especificados formato, tamanho, resolução, escala e cor dos documentos a serem digitalizados. Há também uma tabela que padroniza os tipos de arquivos que precisam ser armazenados, de acordo com o tipo de vínculo e a função dos servidores.
Para a inclusão, o usuário deve seguir os seguintes procedimento: preparação dos documentos, consistente nos procedimentos de higienização, retirando elementos que prejudiquem o acesso do documento à digitalização; digitalização dos documentos, consistente nos procedimentos de captura de imagens, com inclusão de dados para sua identificação; e registro – consistente nos procedimentos de inclusão de informações dos documentos no SEI-AFD
Para maiores informações sobre o sistema, consulte a Portaria Normativa nº 199/2015, publicada no Diário Oficial da União.
Fonte: Canal Aberto Brasil